1 Cahier des charges : poser les bonnes questions
cise. Quel résultat veut-on obtenir dans un contexte donné (type d’activité de l’entreprise, volumes traités dans le dépôt, éventuelles spécificités liées aux produits ou aux clients) ?
Q
uand il y a dépassement de bud- get, l’origine du problème remonte bien souvent à la définition du besoin et à la rédaction du cahier des charges, qui n’a pas été assez travaillée. La des- cription des contraintes liées au métier (pour ne pas devoir se plier après coup à celles de l’outil) doit être claire et pré-
A partir de là, le cahier des charges n’a aucune raison de ressembler à une liste au Père Noël, car généralement, plus il y a de fonctionnalités attendues, moins bien elles seront décrites et plus l’édi- teur sera tenté d’affirmer qu’elles figu- rent dans la solution standard. Avec des risques de développements impré- vus en perspective. « Il y a tout un tra- vail en amont pour savoir si les besoins sont plus proches du standard ou d’une solution très spécifique, explique Syl- vie Bourden, Senior Manager chez PEA Consulting. Notre valeur ajoutée, en tant que Consultants, est d’alerter notre client sur le fait que tel ou tel besoin fonctionnel est très rare, qu’il faut exa- miner s’il n’y a pas de possibilités d’y répondre avec des fonctionnalités stan- dards avant de l’inscrire au cahier des
charges ». Autre précaution indispen- sable pour dissiper de futurs malenten- dus : distinguer le « non négociable » du « il serait mieux que », autrement dit affecter des priorités dans la liste des besoins et des fonctionnalités atten- dues. Et quitte à être précis dans ses questions, pourquoi ne pas demander à l’éditeur de l’être aussi dans certaines de ses réponses sur des processus « exotiques », où il devra impérative- ment expliquer comment il le traite en standard ou pourquoi il pense recourir au spécifique. ■
Points de vigilance
■ Identifier et mettre en avant les besoins spécifiques
■ La qualité de la réponse de l’éditeur dépend de la qualité du cahier des charges Astuces
■ Prioriser les fonctionnalités ■ Prévoir des cases commentaires
2 Les coûts : ventiler pour mieux jauger
a y est, les réponses des éditeurs sont sur votre bureau, avec des estimations « macro » du coût du pro- jet. Au-delà de la pertinence tech- nique et métier des différentes offres, comment les départager sur le plan financier ? En sélectionnant d’office le moins disant ? Pas si simple. A ce stade, le coût global du projet ne veut pas dire grand-chose : il y a encore des marges de négociations et d’autres critères comme la pérennité, la noto- riété, la sincérité de l’éditeur doivent aussi entrer en ligne de compte. Une
C
bonne méthode pour comparer les coûts est de les ventiler par catégorie : licence, développements spécifiques, paramétrage, interfaces, déploiement, formation utilisateurs, maintenance, etc. On peut alors comparer les divers postes, et surtout, chercher à en com- prendre les écarts. Cela peut être très révélateur. Un dossier où les deux tiers du prix sont représentés par la licence et le paramétrage laisse supposer que le standard est manifestement assez proche de votre besoin. Un autre où le prix de la licence ne dépasse pas 20% (contrairement aux coûts de dévelop- pement) peut amener à s’interroger sur la maturité du WMS. On peut aussi jauger le degré de sincérité de l’éditeur en regardant par exemple si ses effectifs affectés au développe- ment du noyau du WMS sont en phase avec ses réponses sur les coûts de licence. « Il y a plus de sens à tra- vailler avec des gens sincères, même s’ils sont plus chers, parce que dans le cas contraire, vous avez toutes les chances d’exploser votre budget », pré-
vient Gilles Fleury, Fondateur de Colise (voir interview page 80). Et gare aux pièges du marketing : 5000 € esti- més pour la formation, avec un coût
de la journée supplémentaire à 1.000 € n’est pas forcément moins cher qu’une estimation de 60.000 € pour 60 jours de formation. Quant au bud- get annuel de maintenance, il est généralement compris entre 12 et 20 % du prix de la licence, mais quelles sont les tranches horaires de la hotline ? Inclut-il les montées de versions ? Quid des développements spécifiques (voir point 4) ? ■
Points de vigilances
■ Le moins disant n’est pas forcément le moins cher
■ Gare aux pièges marketing Astuces
■ Demander une ventilation des coûts (licence, spécifiques, paramétrage, déploiement)
■ Challenger les réponses des éditeurs à la lumière de cette analyse
DÉCEMBRE 2011 - SUPPLY CHAIN MAGAZINE ■ N°60 73
©DREAMNIKON-FOTOLIA
©CYRANO-FOTOLIA
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