UNIT 3 Recording Actual Income and Expenditure Layout of Cash Account


The practice of recording income and expenditure is called bookkeeping. Within bookkeeping there are a few rules which we must follow:


There are two sides to the cash account, that basically looks like a T.


Cash In Left


Debit +


Cash account template Debit side


Date Details Total


Cash Out Right


Credit -


Know It!


Left = cash in = Debit Right = cash out = Credit


Examination Tip


Accuracy is key. Follow the debit and credit side rule.


Cash Account Date


Credit side Details Total


Rule: Debit side = (left) Cash in – receipts, e.g. wages Credit side = (right) Cash out – payments, e.g. bus fares


Observe it


The layout of a cash book looks like a ‘T’ – two sides.


Know It!


Debit side: Date, Details, Total Credit side: Date, Details, Total


2 Simple Cash Accounts


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The individual or household can compile the cash account by hand (manually) or availing of technology, e.g. Microsoft Excel or Google Sheets. The layout is in tabular form with specific headings.


Accounts can be prepared by hand (hard copy) or with the use of applications such as Excel (soft copy).


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