UNIT 14 Business Documents


The JC Business Times


Documents are an Important Part of Business


Jim Martin just started to do his accounts and realised the importance of business documents – everything from bills to receipts. He decided to invest in software to keep track of all documents and link them to accounts.


Questions


1. What do you think the word ‘document’ means?


2. Why would it be important for a business (or a person) to hold on to documents such as receipts?


Introduction


Business documents are forms which the business uses to keep a record of transactions and communicate with customers and suppliers. Business documents are held in paper and/or electronic record.


GALWAY MARITIME IS A RETAILER WHICH SUPPLIES BOAT AND SAILING EQUIPMENT.


Business documents are important because they:


1. Keep track of transactions


Business documents help the organisation to keep track of transactions (money/goods in and out) between different customers and suppliers.


For example, Galway Maritime agrees to sell lifejackets to the local rowing club at a discount as outlined in their quotation.


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