a ARTÍCULO Cómo vestirnos: si hablamos de videocon-
ferencias, no debemos olvidar el vestuario, este también ha sufrido ligeras modifica- ciones debido a la incursión de Internet en nuestra vida profesional. Donde antes el traje de chaqueta completo primaba y daba importancia a la formalidad, deja paso al vestuario de cintura para arriba. La cáma- ra sólo capta lo que llevemos puesto en la parte superior de nuestro cuerpo. Pero atentos a cómo vamos en general por si nos tenemos que levantar en algún momento: en este caso, el plano se amplía. A su vez, tomará mayor importancia el pelo en con- tra del perfume y en el caso de la mujer, el maquillaje frente a los zapatos.
Actualidad informativa: algo que no se
puede olvidar es el estar informado sobre la actualidad nacional e internacional. Este pequeño detalle ayudará a comenzar la conversación de manera relajada, a modo de calentamiento antes de iniciar los puntos a tratar y puede sacarnos de algún apuro, incluso dar una mejor imagen de uno mis- mo si sabes de qué están hablando.
DURANTE LA VIDEO/ CONFERENCIA
Puntualidad: si hay un factor imprescindi- ble a tener en cuenta a la hora de celebrar una reunión de trabajo, es la puntualidad. El tiempo se cotiza al alza y es el mayor bien que cada uno posee, por lo que dar comien- zo a la cita profesional a la hora estipulada por las partes integrantes, conlleva de ma- nera intrínseca elementos de educación y respeto hacia los otros profesionales. Junto con la puntualidad, la duración de la reu- nión deberá ser la oportuna para tratar los temas pactados. El calentamiento con te- mas de actualidad deberá ser preciso. Esto nos ayudará a ser mas eficientes en nuestra propia gestión del tiempo. En el caso de te- ner que cancelar o dejar para otro momen- to la reunión, siempre hacerlo teniendo en cuenta la franja horaria de nuestros interlo- cutores en el caso de estar en lugares geo- gráficos diversos. No es lo mismo cancelar una reunión por la tarde que de madruga- da, siempre que no sea una causa de fuerza
NUESTROS HÁBITOS A LA HORA DE CELEBRAR CONFERENCIAS DEBERÁN ADAPTARSE AL FORMATO EN EL QUE LAS HAGAMOS.
mayor que nos haga posponer o cancelar la cita encima de la hora pactada Si esto suce- diese, es muy probable que la persona que ha cancelado sea quien proponga una fecha próxima para la reunión.
Orden de palabra: el orden de interven-
ción comenzará en aquella persona que haya organizado la conferencia, será el en- cargado de presentar a los demás integran- tes de la reunión en el caso de no conocerse y de dar la palabra conforme se vaya avan- zando. También será la persona que cierre. El respeto hacia los demás se demostrará hablando de uno en uno y no todos a la vez: el efecto murmullo constante no hará mas que cansar y distraer a los miembros de la conferencia.
Actitud y comportamiento: aun viendo
a nuestros interlocutores a través de una pantalla, las emociones se contagian, por lo que es recomendable estar durante toda la conversación seguros de nosotros mismos, y tener una actitud tranquila, empática, aten- ta y positiva que sumará a nuestro favor en la percepción de las otras partes. El tono de voz a utilizar siempre irá en consonancia a nuestra actitud, al igual que el comporta- miento delante de la webcam. La mirada deberá ir dirigida al objetivo de nuestro soporte electrónico cuando tengamos la palabra y a nuestros interlocutores cuando no la tengamos. Así podremos observar su
comunicación no verbal y complementar sus intervenciones. No olvidar que nos están viendo y cualquier síntoma de aburrimiento puede volverse en nuestra contra. Moverse lo menos posible y mantener una postura erguida y correcta apoyarán la percepción de profesionalidad y atención en la confe- rencia.
Es indispensable modificar la rutina
de celebración de reuniones y pensar de manera abierta en todos aquellos puntos a favor que Internet y las nuevas maneras de reunirse y negociar nos aporta. También el ámbito de la consultoría de comunicación a niverl internaciona se ha visto favoreci- do con creces gracias a estas innovadoras plataformas que aportan beneficios profe- sionales. Por tanto, nuestros hábitos a la hora de
celebrar conferencias deberán adaptarse al formato en el que las hagamos: camina- mos hacia las reuniones móviles.
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Diana Rubio es politóloga, asesora, formadora en co- municación política, protocolo y eventos. Doctoranda en comunicación.
Julio - Agosto 2013
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