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ARTÍCULO


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y costosas llamadas, ha ganado calidad, presupuesto y tiempo con la introducción de plataformas que permiten la conexión en directo tanto de voz como de vídeo en- tre diferentes usuarios que se encuentren en diversos puntos geográficos. Incluso en conferencias y seminarios, ahora es posi- ble contar con ponentes del otro lado del mundo, sin que estén físicamente en el lu- gar de celebración. Empresas como IBM ya utilizaba soſt-


wares con la finalidad de poder reunir a directivos de la empresa ubicados en di- ferentes partes del mundo en tiempo real. Esos mecanismos dieron un salto hacia la sociedad online con la creación de chats y Messenger, y ahora Skype o Hangout a través de Google. Cabe decir que las reu- niones de trabajo ya no tienen excusa. Esta nueva modalidad de reunirse de forma online nos permite poder realizarlo desde nuestro propio domicilio, en un hotel o du- rante unos días de vacaciones. Pueden ce- lebrarse en cualquier momento, a un coste ínfimo. Solo es necesario un dispositivo electrónico y una conexión a Internet. Directamente influido por estos com-


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ponentes virtuales, la manera de tener reu- niones de trabajo, entrevistas y negocia- ciones se ha transformado. Donde antes la dinámicas presenciales mandaban en los negocios, ahora pasan a un segundo plano en favor de la revolución 2.0. Con ello las


pautas para llevar a cabo esas reuniones de manera óptima, también han sufrido transformaciones y adaptaciones. Aunque sea online, la comunicación


mediante videoconferencias virtuales se- guirá siendo interpersonal, y necesitará de una preparación previa y unas premisas o recomendaciones en este nuevo entorno profesional. Por tanto, debemos reflexionar sobre unos modelos de actuación que com- plementen de manera positiva las conversa- ciones de negocios, un protocolo de cómo actuar ante reuniones profesionales 2.0.


ANTES DE LA REUNIÓN


Conocimiento y preparación: es necesario


conocer de primera mano quién o quiénes van a formar parte de la conferencia. Ahora factores como el cultural para conversacio- nes con usuarios de otras naciones toman relevancia a la hora de mantener una deter- minada charla. Es necesaria la realización de una investigación previa a la reunión, tener claro qué queremos tratar en ella y conocer las características fundamentales de nuestro cliente, antes de comenzar. Tam- poco podemos dar pie a la improvisación dentro de la entrevista, ya que puede jugar en nuestra contra y nos hará estar tensos y dubitativos hacia las otras partes.


Comprobación del equipo: antes de co-


EL MUNDO VIRTUAL / gana adeptos en las relaciones, que se establecen de manera inter- nacional derivadas de su uti- lización. Supone una mayor interacción con compañías y marcas que trabajan al otro lado del mundo de manera directa y en tiempo real.


menzar, el comprobar con tiempo suficiente que nuestra conexión es adecuada y que el dispositivo electrónico funciona correc- tamente es de vital importancia. Un fallo en cualquiera de los dos puede suponer la pérdida de un contrato o dar una imagen de dejadez por nuestra parte.


Escenografía : algo que hasta hoy no ha- bía sido tenido en cuenta como imprescin- dible en las reuniones profesionales es la escenografía y el lugar de celebración. Al ser presenciales, se suelen celebrar en despa- chos cerrados, donde el ambiente es tran- quilo y formal, sin dar pie a la distracción por algún movimiento que podamos ver en el lugar de celebración. Esto en las reunio- nes virtuales cambia y debemos cuidarlo mucho; si nos reunimos desde casa, debe-


Julio - Agosto 2013


mos procurar que el fondo no sea animado, debe ser lo mas tranquilo y formal posible. En el caso de tener niños en nuestra casa, procuraremos que no entren en el lugar en el que estemos manteniendo la conferencia y que el ruido que hagan sea el mínimo. Si la realizamos desde una cafetería o des- de un hotel, debemos tener cuidado con el sonido ambiente, ya que puede volverse molesto y cooperar en que el resultado no sea el esperado. Es comprensible que haya ruido de fondo, pero debemos intentar que no sobresalga demasiado y así mantener la atención de la otra parte. Hay que evitar cualquier distracción que pueda suponer el realizar una videoconferencia fuera del lu- gar de trabajo.


Iluminación y orden: si la escenografía es importante, la iluminación lo es mas. El mantener una videoconferencia a oscuras, o donde no se vea al interlocutor, da una mala impresión, al igual que si se utiliza demasia- da luz que pueda hacer que sea molesto mirar la pantalla. Por tanto, es necesario que la luz sea acorde al momento del día y que puedan vernos sin problemas. Junto con la luz correcta, se aconseja que la mesa en la que esté colocado el soporte electró- nico a través del cual realizamos la reunión virtual, deberá mostrarse ordenada, orga- nizada para no dar imagen de desorden y descontrol.


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