Vastlegging van de besluiten van de algemene vergadering: over de (vorm)vereisten en de rol van het notariaat
Verdieping
Kan een besluit van de algemene vergadering ook worden opgenomen in andere documenten dan notulen van een vergadering of een besluit buiten vergadering?
zo lang zal moeten zijn dat aandeelhouders en andere vergadergerechtigden die niet in de vergadering aanwezig waren of die de schriftelijke vastlegging van de besluiten wensen te ontvangen, redelijkerwijs de gelegenheid hebben hun rechten uit te oefenen. Een afschrift of uittreksel van de aantekeningen wordt op verzoek tegen ten hoogste kostprijs verstrekt. Evenmin voorziet de wet in een bewaartermijn. Als de aantekeningen van invloed zijn op rechten en verplichtingen van de vennootschap, dan moet het bestuur de besluitenlijst op grond van art. 2:10 lid 3 BW gedurende zeven jaar bewaren bij de overige vennootschappelijke stukken. Dit geldt uiteraard ook voor notulen van een vergadering.
Het niet naleven van de verplichting aantekeningen te houden van genomen besluiten heeft geen gevolgen voor de geldigheid van de genomen besluiten. Het is echter wel een economisch delict, art. 1 onder 4 Wet op de economische delicten.
De rol van de notaris bij de vastlegging van besluiten
Notarissen krijgen in hun dagelijkse praktijk regelmatig te maken met besluiten van algemene vergaderingen. Bij de beoordeling of een besluit geldig is, heeft de notaris een beperkte rol. Hij mag afgaan op mededelingen van het bestuur over de wijze van oproeping, agendering of stemming in of buiten vergadering. Als er redenen zijn om te twijfelen aan de geldigheid van het besluit, dient de notaris daarover vragen te stellen en zo nodig door te vragen. Dit alles om te controleren of de besluitvorming heeft kunnen leiden tot een geldig besluit. Uit de notariële zorgplicht kan voortvloeien dat de notaris informatie verstrekt over de vereisten die gelden voor het nemen van besluiten.
Ter afwikkeling van de echtscheiding hebben man en vrouw, die beiden voor 50% aandeelhouder waren in een BV, de tussen hen gemaakte afspraken vastgelegd in een echtscheidingsconvenant. Een van die afspraken was dat de man na een sabbatical weer als bestuurder van de BV benoemd zou worden. Interessant is de vraag of een afspraak in een echtscheidingsconvenant als benoemingsbesluit van een vennootschap kan gelden.
De voorwaarden voor het houden van een algemene vergadering waren in dit geval niet nageleefd, zodat niet mag worden aangenomen dat het bewuste besluit tijdens een algemene vergadering van aandeelhouders is genomen. Vervolgens is de vraag of dan sprake zou kunnen zijn van een besluit dat buiten vergadering genomen is. Art. 2:238 BW bepaalt dat besluiten op andere wijze dan in een vergadering kunnen worden genomen, mits alle vergadergerechtigden daarmee hebben ingestemd. Bovendien geldt dat de stemmen schriftelijk moeten worden uitgebracht. Aan dat vereiste wordt voldaan als het besluit onder vermelding van de wijze waarop de aandeelhouders hebben gestemd, schriftelijk is vastgelegd. Hoewel het door de man en de vrouw vastleggen van afspraken in het kader van de afwikkeling van hun echtscheiding niet gelijk te stellen is met het houden van een algemene vergadering van aandeelhouders, gaat de voorzieningenrechter (Rechtbank Limburg 7 juli 2020, ECLI:NL:RBLIM:2020:4891), uit van een rechtsgeldig en schriftelijk vastgelegd besluit buiten vergadering. De man heeft weer als bestuurder te gelden en de vrouw dient ervoor te zorgen dat de man weer als bestuurder wordt ingeschreven in het handelsregister. De uitspraak van de voorzieningenrechter komt in grote lijnen neer op de in de notariële praktijk gevolgde werkwijze waarbij in een notariële akte van aandelenoverdracht een besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder is opgenomen.
www.fbn.nl/pe-notariaat 17
Page 1 |
Page 2 |
Page 3 |
Page 4 |
Page 5 |
Page 6 |
Page 7 |
Page 8 |
Page 9 |
Page 10 |
Page 11 |
Page 12 |
Page 13 |
Page 14 |
Page 15 |
Page 16 |
Page 17 |
Page 18 |
Page 19 |
Page 20 |
Page 21 |
Page 22 |
Page 23 |
Page 24 |
Page 25 |
Page 26 |
Page 27 |
Page 28 |
Page 29 |
Page 30 |
Page 31 |
Page 32 |
Page 33 |
Page 34 |
Page 35 |
Page 36 |
Page 37 |
Page 38 |
Page 39 |
Page 40 |
Page 41 |
Page 42 |
Page 43 |
Page 44
