Vastlegging van de besluiten van de algemene vergadering: over de (vorm)vereisten en de rol van het notariaat


Statutair kan bijvoorbeeld bepaald zijn dat van algemene vergaderingen notulen dienen te worden gemaakt. Ook komen bepalingen voor over de aanwijzing van de voorzitter en notulist van de vergadering en de wijze van vaststelling van de notulen. Zo kan bepaald zijn dat de voorzitter van de vergadering de notulen opmaakt of dat de voorzitter dat samen doet met een door hem of de vergadering aangewezen aandeelhouder of notulist. Vermelden de statuten niets over het opstellen en of het vaststellen van de notulen, dan wordt in het algemeen aangenomen dat dit een taak van het bestuur is.


Minimale eisen notulen, voortvloeiend uit het beginsel van zorgvuldige besluitvorming


Voor de notulen kan worden volstaan met een zakelijke weergave van de beraadslagingen in de vergadering. Een woordelijk verslag is niet vereist. Daarnaast dienen de notulen ten minste die gegevens te bevatten die nodig zijn om te kunnen vaststellen of, gelet op de vereiste meerderheid en een eventueel quorum, het nemen van een besluit mogelijk is. Vaak wordt naast de notulen een presentielijst opgesteld waarin, naast de personalia van de ter vergadering aanwezigen, ook wordt vermeld hoeveel aandelen zij vertegenwoordigen en het aantal door hen uit te brengen stemmen; daarbij worden de voorschriften van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in acht genomen.


Tijdens de vergadering is de presentielijst voor de aanwezige aandeelhouders en vergadergerechtigden in te zien. Na afloop van de vergadering kan de presentielijst alleen worden ingezien als er een redelijk belang is bij de inzage. In het algemeen wordt aangenomen dat de beslissing of de presentielijst een onderdeel van de notulen vormt, berust bij de voorzitter van de vergadering.


Voor een aantal besluiten, denk aan de besluiten tot statutenwijziging, omzetting, juridische fusie en juridische splitsing, is het belangrijk goed vast te leggen wie vóór of tegen dat voorstel heeft gestemd. Voor die besluiten kent Boek 2 BW namelijk een aantal bepalingen die de tegenstemmende (minderheids)aandeelhouders beschermen. Verder is het verstandig om op te nemen of het bestuur gebruik heeft gemaakt van zijn raadgevende stem, art. 2:227 lid 7 BW. Het niet naleven van de verplichting om vast te leggen wie vóór of tegen een voorstel heeft gestemd, leidt tot een vernietigbaar besluit.


Inzagerecht; voor wie zijn de notulen bestemd?


De notulen zijn bestemd voor de aandeelhouders. Zij hebben recht op inzage of een afschrift van de notulen, al dan niet tegen kostprijs. Andere in de vergadering aanwezige personen hebben, op grond van de redelijkheid en billijkheid, eveneens recht op inzage of een afschrift van de notulen, zodat zij kunnen bezien of de notulen een juist verslag van het besprokene bevatten.


Het bestuur kan besluiten, ten behoeve van de notulist, een geluidsopname van de vergadering te maken. Die geluidsopname staat niet ter beschikking van de aandeelhouders of aanwezigen in de vergadering. De voorzitter van de vergadering kan verbieden dat een van de aanwezigen zelf een geluidsopname van de vergadering maakt. Daarnaast kan het bestuur - voor eigen gebruik - een uitgebreider verslag maken en zal in ieder geval, om aan art. 2:230 lid 4 BW te voldoen, een besluiten-/actielijst opstellen.


Notulen in onderhandse vorm versus in proces-verbaal: bewijskracht


De notulen kunnen in onderhandse vorm worden opgesteld of worden opgenomen in een notarieel proces-verbaal (zoals bedoeld in art. 37 WNA). De beslissing daarover berust, zo wordt in het algemeen aangenomen, bij de voorzitter van de vergadering. In de statuten kan dat anders bepaald zijn. Als wordt gekozen voor het opmaken van een proces-verbaal van de vergadering is het belangrijk dat de opdracht aan de notaris namens de BV door het bevoegde orgaan wordt gegeven. In het algemeen wordt aangenomen dat de algemene vergadering daartoe bevoegd is.


Notulen die in onderhandse vorm zijn opgemaakt, hebben vrije bewijskracht, ter beoordeling van de rechter. Een notarieel proces-verbaal van het verhandelde in de algemene vergadering heeft dwingende bewijskracht ten aanzien van de waarnemingen van de notaris, art. 157 Rv. Een proces-verbaal bewijst niet dat degenen die stem uitbrachten in een vergadering ook daadwerkelijk de aandeelhouders zijn en bewijst ook niet dat de in de vergadering uitgesproken verklaringen juist zijn.


Besluiten buiten vergadering: vereisten voor geldigheid


Besluitvorming door aandeelhouders kan ook op andere wijze www.fbn.nl/pe-notariaat 15


Page 1  |  Page 2  |  Page 3  |  Page 4  |  Page 5  |  Page 6  |  Page 7  |  Page 8  |  Page 9  |  Page 10  |  Page 11  |  Page 12  |  Page 13  |  Page 14  |  Page 15  |  Page 16  |  Page 17  |  Page 18  |  Page 19  |  Page 20  |  Page 21  |  Page 22  |  Page 23  |  Page 24  |  Page 25  |  Page 26  |  Page 27  |  Page 28  |  Page 29  |  Page 30  |  Page 31  |  Page 32  |  Page 33  |  Page 34  |  Page 35  |  Page 36  |  Page 37  |  Page 38  |  Page 39  |  Page 40  |  Page 41  |  Page 42  |  Page 43  |  Page 44