Ondernemingsrecht
dan in een vergadering geschieden. In de praktijk wordt dat aangeduid als ‘het nemen van een besluit buiten vergadering’. Een besluit kan alleen buiten vergadering worden genomen als alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd, art. 2:238 BW. Als niet alle vergadergerechtigden hiermee hebben ingestemd, leidt dat volgens de heersende leer tot een nietig besluit. Door alsnog (achteraf) instemming als bedoeld in art. 2:238 BW te verlenen, kan dat gebrek worden hersteld.
Art. 2:238 BW bepaalt in lid 2 uitdrukkelijk dat bestuurders en commissarissen óók bij besluitvorming buiten vergadering in de gelegenheid moeten worden gesteld hun adviserende stem uit te brengen. Is aan dit vereiste niet voldaan, dan is het besluit vernietigbaar.
Bij de beoordeling of een besluit geldig is, heeft de notaris een
beperkte rol. Hij of zij mag afgaan op mededelingen van het bestuur over de wijze van oproeping, agendering of stemming in of buiten vergadering.
Bij besluitvorming buiten vergadering moeten de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Dat wil zeggen per brief, telegram, telex, fax of via een elektronisch communicatiemiddel dat schriftelijk kan worden gereproduceerd. Zijn de stemmen niet schriftelijk uitgebracht, dan is het besluit nietig.
De statuten kunnen elektronisch stemmen uitsluiten. Verder kunnen bij of krachtens de statuten nadere voorwaarden worden gesteld aan het uitbrengen van stemmen langs elektronische weg, zo blijkt uit art. 2:227a lid 3 BW.
Brengen de aandeelhouders hun stem niet schriftelijk maar bijvoorbeeld telefonisch uit, dan kan aan de schriftelijkheidseis worden voldaan door in de tekst van het besluit te vermelden wie op welke wijze heeft gestemd. Is er sprake van een BV met slechts één aandeelhouder, dan is voldoende dat zijn besluit schriftelijk wordt vastgelegd. De instemming met de besluitvorming buiten vergadering volgt dan impliciet uit de vastlegging van het besluit.
16
Aan de vastlegging van een buiten vergadering genomen besluit stelt de wet geen voorwaarden. Aangezien de stemmen schriftelijk moeten worden uitgebracht, is het praktisch om niet alleen dat vast te leggen, maar ook in een schriftelijk stuk te documenteren of iedereen heeft ingestemd met deze wijze van besluitvorming, of aan bestuurders en commissarissen voldoende mogelijkheid is gegeven een raadgevende stem uit te brengen en op welke wijze ieder van de aandeelhouders heeft gestemd.
Aantekening houden van genomen besluiten
Hoewel een regeling over het notuleren van de vergaderingen van de aandeelhouders ontbreekt, verplicht art. 2:230 lid 4 BW het bestuur aantekening te houden van genomen besluiten. Dat is iets anders dan het (doen) opstellen van notulen van een vergadering ten behoeve van de aandeelhouders of het schriftelijk vastleggen van een buiten vergadering genomen besluit. Het bestuur kan volstaan met schriftelijke vastlegging van de genomen besluiten in een besluitenlijst of een ander document, als daaruit maar blijkt wat is besloten. Meer hoeft het bestuur niet vast te leggen, een woordelijk of uitgebreid verslag van een vergadering of notities bij besluitvorming buiten vergadering, is op grond van deze wettelijke bepaling niet vereist. De verplichting om aantekening te houden van de genomen besluiten geldt niet voor besluiten van houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding. Het vereiste dat besluiten van de algemene vergadering schriftelijk worden vastgelegd, dient ter informatie van de vergadergerechtigden. Het van overeenkomstige toepassing verklaren van deze regeling op de vastlegging van besluiten van houders van aandelen van een bepaalde aanduiding of soort, zou volgens de minister de regeldruk voor ondernemers verhogen en dat was juist niet de bedoeling van de flexibilisering van het BV-recht. Overigens staat het de vennootschap vrij in de statuten de voorschriften over vastlegging van besluiten van de algemene vergadering van overeenkomstige toepassing te verklaren op besluiten van houders van aandelen van een bepaalde aanduiding of soort. Dat is uitdrukkelijk bepaald bij de behandeling van de Wet vereenvoudiging en flexibilisering BV-recht.
De aantekeningen moeten ten kantore van de vennootschap ter inzage liggen van de aandeelhouders en anderen aan wie het vergaderrecht toekomt. Over de termijn van terinzagelegging geeft de wet geen aanwijzingen. In het algemeen wordt aangenomen dat die inzagetermijn
PE Notariaat 2021/4
Page 1 |
Page 2 |
Page 3 |
Page 4 |
Page 5 |
Page 6 |
Page 7 |
Page 8 |
Page 9 |
Page 10 |
Page 11 |
Page 12 |
Page 13 |
Page 14 |
Page 15 |
Page 16 |
Page 17 |
Page 18 |
Page 19 |
Page 20 |
Page 21 |
Page 22 |
Page 23 |
Page 24 |
Page 25 |
Page 26 |
Page 27 |
Page 28 |
Page 29 |
Page 30 |
Page 31 |
Page 32 |
Page 33 |
Page 34 |
Page 35 |
Page 36 |
Page 37 |
Page 38 |
Page 39 |
Page 40 |
Page 41 |
Page 42 |
Page 43 |
Page 44
