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Diseño del Laboratorio Inteligente 2015 Aspectos prácticos


el punto de vista económico, sino también en cuanto a utilidad y facilidad de uso. La experiencia anecdótica indica que algunas


especificaciones de requisitos se pueden recortar entre un 25 y un 50 por ciento si se eliminan puntos de la “lista de deseos” – con el consiguiente ahorro y reducción de costes en la adquisición, así como mejor adopción por parte del usuario. Es importante que el equipo del proyecto y los promotores sean capaces de definir el problema de la empresa que el cuaderno de laboratorio electrónico pretende resolver, y cerciorarse de que los requisitos del usuario son sencillos y están encaminados a la resolución del problema. Los planteamientos formales de la solicitud de


información (RFI) y la petición de ofertas (RFP) solo pueden llegar hasta este punto, y es esencial que los sistemas propuestos puedan ser probados y evaluados con alguna configuración preliminar, no solo para confirmar si cumplen los requisitos funcionales, sino saber si ofrecen al usuario una experiencia aceptable. En ciertos aspectos tiene sentido considerar los requisitos funcionales y los requisitos del usuario como criterios separados.


Desarrollo del plan de negocio y gestión del proyecto


La creación de un buen plan de negocio requiere un planteamiento minucioso y metódico para conocer las limitaciones actuales y las necesidades futuras del negocio. Es importante contemplar la informática de laboratorio como un componente del ecosistema del laboratorio (tecnología, procesos y personas), y no como una simple aplicación más del laboratorio. Los puntos siguientes son imprescindibles para diseñar el plan de un nuevo sistema informático.


¿Por qué necesitamos un sistema nuevo? • ¿Cuál es el problema a resolver? • ¿Hay algún dato cuantitativo que ilustre el problema?


• ¿A qué áreas del laboratorio afectará el proyecto?


• ¿Quién tomará la decisión de seguir adelante o no?


• ¿Qué aspectos están relacionados con la propiedad intelectual (internas/legales/ patentes)?


• ¿Hay algún requisito de conformidad normativa? Clarificar por qué la empresa o institución


cree que es necesario un sistema nuevo. La mejor manera de lograrlo consiste en redactar un documento de exposición del problema que cuantifique el problema o problemas concretos y su repercusión en la productividad del laboratorio o el rendimiento de la gestión del conocimiento. Definir el alcance y la escala del problema (y, por ende, de la solución). También se debe concretar quiénes son los responsables clave de la toma de decisiones y los gestores del presupuesto, más que cualquier otra parte interesada que pueda


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influir en la decisión de seguir adelante o no. Es importante conocer las restricciones que pudiera haber por asuntos de conformidad normativa, legal o interna.


Información básica del laboratorio y de la empresa • Usar organigramas para delimitar las funciones y las responsabilidades y la organización general


• Identificar la naturaleza y las disciplinas científicas del trabajo de laboratorio y la relación que guardan entre ellas


• Concretar si intervienen otras empresas subcontratadas (laboratorios) Determinar la organización del laboratorio,


la naturaleza del trabajo que se lleva a cabo y su relación con las organizaciones internas y externas con las que colabora.


Procesos y sistemas actuales del laboratorio • ¿Qué sistemas de laboratorio se utilizan actualmente? ¿Existen PNT?


• ¿Qué sistemas de adquisición de datos se utilizan?


• ¿Qué sistemas de trabajo en equipo/ colaboración se utilizan?


• ¿Qué sistemas de gestión documental se utilizan?


• ¿Quién es responsable de la gestión y del soporte de esos sistemas?


• ¿Existe alguna política de gestión de los registros (electrónica)?


• ¿Hay políticas y limitaciones específicas referentes a la introducción de los sistemas IT? Verificar el actual modo de funcionamiento


del laboratorio, prestando especial atención al uso y la efectividad de los sistemas manuales tales como hojas de trabajo y cuadernos de laboratorio de papel, así como a la gestión de los datos. Concretar asimismo los principales sistemas “electrónicos” que se emplean para la adquisición, el procesamiento y la gestión de los datos, y preguntarse qué se hace con estos datos - ¿Dónde se almacenan y por cuánto tiempo? ¿Se comunican o se transfieren a otro lugar? Y en este caso ¿Cómo? ¿Se hacen copias de seguridad y/o archivan? ¿Se pueden hacer búsquedas y recuperar? ¿Los datos del laboratorio son responsabilidad


del propio laboratorio o interviene de algún modo IT? ¿Hasta qué punto interviene IT en la adquisición y la instalación de los sistemas de laboratorio?


Procesos y sistemas futuros del laboratorio • A partir de entrevistas con los directores y el personal de laboratorio, elaborar un modelo que ilustre las relaciones principales entre los datos y la información del laboratorio


• Elaborar diagramas de los procesos del laboratorio y del flujo de trabajo de datos


• Detectar cualquier conflicto de la nomenclatura y establecer una taxonomía consensuada


• Concretar el papel (alcance y escala) de los actuales sistemas del laboratorio en el modelo y en los diagramas


• Someter a examen el modelo y los diagramas con las diversas áreas del laboratorio y con otras partes interesadas (IT, legal, QA, gestión de registros). Es conveniente elaborar un plan de alto nivel


que muestre las relaciones, los procesos y los flujos de datos que describen el futuro estado del laboratorio. Éste debe incluir la asignación de una función a cada uno de los sistemas del laboratorio y esclarecer las funciones específicas de cada uno. Es preciso resolver cualquier problema con la terminología de laboratorio. El plan debe ser examinado mediante la presentación y la discusión con las partes interesadas.


El desarrollo del plan de negocio • Cuantificar los beneficios de la propuesta, en particular las mejoras de productividad, el rendimiento de la inversión y la gestión del conocimiento, y avalar esos cálculos con estudios de caso


• Emprender una evaluación del riesgo, prestando atención a los riesgos relacionados con los procesos, la tecnología y las personas. Alinear la evaluación del riesgo con el conjunto de requisitos del usuario


“ La creación de un buen plan de negocio requiere un planteamiento


minucioso y metódico para conocer las limitaciones actuales y las necesidades futuras del negocio”


• Preparar e incluir en el plan de negocio un plan de implementación de alto nivel que aborde cualquier requisito específico y/o los riesgos que hayan sido detectados. Deben identificarse los beneficios


cuantitativos, junto con todos los riesgos. El plan de implementación debe abordar los riesgos conocidos y/o los posibles problemas, en particular el enfoque estratégico del despliegue, p. ej. la instauración progresiva, la composición del equipo de proyecto, la gestión de los cambios y el soporte al usuario.


Factores humanos • ¿Qué problemas prácticos experimenta el personal de laboratorio con los procesos del laboratorio y los flujos de datos actuales?


• ¿Se adaptarán bien los trabajadores del laboratorio al cambio?


• ¿Existen cuestiones culturales, políticas o internas de otro tipo que puedan repercutir en el proyecto? Es preciso identificar los problemas


potenciales relacionados con la gestión de 35


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