Diseño del Laboratorio Inteligente 2015 Conocimiento: Gestión de la documentación


podían ser necesarios, o no, para respaldar las reivindicaciones de la patente o cumplir los requisitos normativos. El volumen de datos de instrumentos es hoy


mucho mayor. ¿Es sensato guardarlo todo? ¿O tal vez es mejor clasificar los datos en dos pilas: una que respalde directamente una conclusión y otra quizás más genérica? Todos los datos electrónicos son susceptibles de envejecer, de un modo no muy distinto al envejecimiento humano. Hablaremos sobre la obsolescencia de los medios y de los formatos de archivo más adelante, sin olvidar la obsolescencia de la relevancia. ¿Es conveniente conservar un análisis espectral o sería mejor volver a analizar la muestra al cabo de un lustro con un equipo más moderno? La información ha de ser clasificada


en un pequeño número de categorías, preferentemente en una ubicación central para facilitar la restitución. Comenzar con dos pilas que se van dividiendo gradualmente según convenga. Es razonable plantearse cómo podrá consultar los datos un investigador del futuro, sin conocer ni las notaciones ni las convenciones antiguas. La gente prefiere navegar con signos


visuales que les resulten familiares. Es lógico, y casi siempre se acaba encontrando lo que se busca, aparte de otros materiales afines. Los motores de búsqueda podrían ofrecer resultados más precisos pero omitirían cosas importantes que forman parte del proceso de navegación. Los científicos aprecian el papel de los hallazgos casuales en el descubrimiento de medicamentos.


Plazos de conservación


No se puede conservar todo para siempre, ¿pero qué plazo es razonable? Muchos están de acuerdo en que la información que avala una patente se debería conservar durante el plazo de vigencia de la misma y algunos años más para cubrir posibles eventualidades. La mayoría de los laboratorios farmacéuticos establecen la vigencia de la propiedad intelectual entre 40 y 65 años. Algunas normativas exigen conservar ciertos registros hasta 25 años. Al término del período de conservación es preciso evaluar los registros para decidir su destino. ¿Deben ser destruidos, o tal vez conservarse unos años más? Las revisiones programadas de los registros tienen el añadido de aportar información que puede ser aplicable a cuestiones actuales. Revisar lo que se supone que es “basura” puede ser muy provechoso. Existen como mínimo dos razones de peso


que justifican los plazos de conservación. En primer lugar, está la prueba concluyente. En caso de inspecciones legales o reglamentarias o de auditorías, hay muchas posibilidades de hallar información errónea, que contradiga hechos consolidados o que no sirva para


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ningún fin concreto. Las observaciones y los comentarios que se sacan fuera de contexto también pueden ser engañosos. No se trata de tener carta blanca para cocinar los libros; la finalidad es deshacerse de lo superfluo y de los elementos que no aportan nada tangible a la institución. Lo mejor es decidir aquello que es preciso conservar antes de que surja alguna de estas cuestiones. Los documentos que no se consideren registros deben ser destruidos lo antes posible y los registros declarados han de ser evaluados al término del período prefijado (período de conservación). Conservar los registros y la documentación que no es considerada como tal más allá del plazo de conservación cuesta dinero. Y si bien el coste del hardware para el almacenamiento de información sigue descendiendo, la cantidad de trabajo necesaria para gestionar las grandes recopilaciones de datos no ha dejado de aumentar.


Autentificación


¿Cómo se pueden autentificar los archivos creados por una institución o empresa? No es necesario notarizarlo todo, pero sería conveniente contar con un método sencillo para conseguir algo parecido. Estos son los conceptos al uso. Nombrar un administrador de registros que tendrá pleno control de los mismos. La gente lleva haciendo esto muchos años con los registros de papel: funciona. El administrador autentifica al autor y mantiene la cadena de custodia en caso de traslado del registro. Se pueden hacer y distribuir copias, pero el original permanece siempre bajo llave. Los registros electrónicos funcionan de modo muy similar: los documentos se almacenan en un servidor en el que los usuarios pueden verlos o hacer copias. El archivo “original” oficial permanece en su ranura. La cadena de custodia se mantiene cuando el registro es transferido a otra ubicación o es convertido en otro formato.


Archivo a largo plazo: registros en papel y microfilmes


Existe la percepción general de que en el futuro lejano será sencillo buscar, recuperar y consultar la información archivada. Los registros en papel y microfilm que se conservan en ambientes limpios con temperatura y humedad controladas pueden permanecer legibles más de un siglo. No obstante, la búsqueda y la restitución exigen una planificación estratégica. Como mínimo deben estar organizadas por años. Para facilitar la recuperación es recomendable añadir subcategorías o carpetas. La solución ideal consiste en asignar un número de identificación único a cada registro; el identificador contendrá


o estará vinculado a metadatos relevantes que faciliten la búsqueda. Si la recopilación de datos es voluminosa, esa información debería estar guardada a su vez en una base de datos. Ha de haber un plan para transferir esa información a los nuevos sistemas de hardware y soſtware cuando los anteriores queden obsoletos.


Archivo a largo plazo: registros electrónicos


Todos sabemos lo fugaz que es la vida útil del hardware y el soſtware. Las actuales herramientas de autoría de soſtware desaparecerán y serán sustituidas por nuevas herramientas con más prestaciones o compatibles con los sistemas operativos contemporáneos. Uno solo puede especular acerca del hardware y de los soportes de almacenamiento de datos que deparará el futuro. Pero probablemente no haya ninguna piedra de Rosetta que ayude a traducir los códigos del soſtware antiguo. Aspectos como el mantenimiento de la autenticidad y la minimización de la corrupción de los datos son asignaturas pendientes. Diversas iniciativas han intentado crear


un museo de hardware y soſtware que facilite el visionado de los registros antiguos. Pero la mayoría de ellas han acabado fracasando, en particular la iniciativa de la Administración


“ A la gente le gusta navegar con signos visuales que les resulten familiares. Es lógico, y casi siempre se acaba encontrando lo que se busca, aparte de otros materiales afines.


Nacional de la Aeronáutica y del Espacio de EE.UU. (NASA). La NASA perdió muchos registros electrónicos de inicios de los años sesenta y tomó medidas para que algo así no volviera a suceder jamás. Esto desembocó en el lanzamiento en el año 2001 del modelo de referencia bautizado como Sistema de información de archivos abiertos (OAIS), promovido por un consorcio mundial de agencias para la exploración del espacio preocupadas por la conservación de los datos. Otros consorcios mundiales se han aliado para concebir estrategias de conservación. El proyecto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems; Investigación internacional para la creación de registros permanentes y auténticos en sistemas electrónicos) pretende ‘desarrollar el conocimiento esencial para la preservación a largo plazo de registros auténticos creados o conservados en formato digital y ofrecer la base para normas, políticas, estrategias y planes de


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