Conocimiento: Gestión de la documentación Diseño del Laboratorio Inteligente 2015
actuación capaces de garantizar la longevidad de dicho material y la confianza del usuario en su autenticidad’. Por último, la australiana VERS (Victorian Electronic Records Strategy, Estrategia de registros electrónicos del estado de Victoria) ofrece un soporte para captar y archivar registros electrónicos en un formato de larga duración que es independiente de un hardware o soſtware concretos. Los conceptos que estas iniciativas
mundiales barajan para la preservación de larga duración son idénticos. En primer lugar,
“ Uno solo puede especular acerca del hardware y de los soportes de almacenamiento de datos que deparará el futuro”
la captura del contenido y de los metadatos y su salvaguarda con un formato de archivo inmutable que conserve el texto, las imágenes, gráficas y tablas y posibilite la lectura del modo pretendido por sus autores. El nuevo estándar previsto para ese fin es el PDF/A, una versión normalizada ISO del formato de documento portátil (PDF). Por último, el archivo inmutable queda protegido adicionalmente contra la manipulación mediante la encriptación digital.
Los soportes de almacenamiento electrónico
están en constante evolución. Es improbable que los soportes actuales sigan siendo utilizados en los próximos 20 años. El almacenamiento de la información electrónica en cinta magnética, creado por IBM en la década de los setenta, no solo es todavía el método de almacenamiento preferido, sino que su uso no para de crecer. La cinta es mucho más asequible y más
fiable que cualquier otro medio de archivo de datos. Esto no significa que los registros almacenados en una cinta de 20 años de antigüedad sean fáciles de recuperar, a menos que algún museo conserve un lector compatible que permita recuperar su contenido. Para mantener los registros electrónicos más
de 10 años es preciso diseñar una estrategia de transferencia ahora, antes de que el museo cierre sus puertas.
Resumen del capítulo
La mejor estrategia para organizar la información es decidir lo que es importante conservar y lo que no. Es razonable plantearse cómo podrá consultar los datos un investigador del futuro, sin conocer ni las notaciones ni las convenciones antiguas. Dos son como mínimo las razones de peso que justifican los plazos de conservación.
En caso de inspecciones motivadas por cuestiones legales o reglamentarias, o de auditorías, hay muchas posibilidades de hallar información errónea, que contradiga hechos consolidados o Si existe el riesgo de que las observaciones y los comentarios puedan ser sacados fuera de contexto, los elementos que no aporten nada tangible al negocio de la empresa deben ser desechados. Los registros cuyo plazo de conservación haya vencido deben ser desechados para evitar los costes de mantenimiento. Y si bien el coste del hardware para el almacenamiento de información sigue descendiendo, la cantidad de trabajo necesaria para gestionar las grandes recopilaciones de datos no ha parado de aumentar. Es preciso nombrar un administrador de registros que disponga de pleno control de los mismos. Los consejos básicos son los siguientes:
• Entender las implicaciones legales de los registros electrónicos
• Crear un plan de archivo • Elaborar un plan de conservación de los registros electrónicos
• Designar un administrador o un equipo de gestión de los registros electrónicos
• Elaborar y divulgar las políticas respecto al tema
• Evitar las soluciones puntuales • No conservar los registros electrónicos para siempre. n
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