Au travail


pas au bureau. Pire encore, des études sur le cerveau révèlent que le multitâche a pour effet d’envoyer l’information à assimiler vers la mauvaise partie du cerveau. Pas étonnant que nous ayons l’impression de ne pas avancer. Quelles sont les meilleures stratégies pour gérer votre liste de choses à faire, rester productif et éviter l’épuisement professionnel? Voici quelques conseils, ainsi que les astuces de Mark Whitmore et Carlo Sistilli.


Répartissez votre temps en fonction de vos tâches M. Sistilli dit travailler mieux dans ses dossiers le matin, et prévoit donc ses réunions l’après-midi. De son côté, M. Whitmore alloue la plus grande partie de son temps à ses clients et le reste, aux communications et aux questions internes.


Ne vous éparpillez pas Il faut moins d’énergie pour se concen- trer sur une tâche que pour passer constamment d’un projet à l’autre, mais il y a tout de même deux inconvénients à parer : 1) nous sommes bombardés d’alertes et de notifications; 2) la région du cerveau qui permet la concentration se laisse facilement distraire par la nouveauté. Lorsqu’on réagit à de nouveaux éléments attrayants, on risque d’être séduit par la perspective de résultats à court terme, et on oublie les résultats à plus long terme. « L’ennui avec les alertes (des téléphones intelli- gents ou des ordinateurs), c’est que la partie du cerveau chargée d’en faire abstraction est faible et s’affaiblit chaque fois qu’on l’utilise », explique Wendy Woods, formatrice et conseillère torontoise spécialisée en résilience, leadership et productivité. Éliminez la tentation en désactivant


les alertes et les notifications lorsque vous devez vous concentrer, puis consultez-les quelques fois par jour pour les trier par priorité.


18 | CPA MAGAZINE | MARS 2015


« Nous recevons aujourd'hui cinq fois plus d'informations qu'en 1986. »


« La gestion des courriels est l’outil


de productivité le plus mal utilisé », estime M. Sistilli. Ce dernier, qui doit être joignable en cas d’urgence, garde sa boîte de réception ouverte mais ne consulte que la mention « Objet » des messages qu’il reçoit. Ses collègues savent qu’ils doivent


indiquer « urgent » s’ils ont besoin de son attention immédiate. Autrement, il ne lit ses courriels que deux fois par jour.


Tirez parti de la technologie Les personnes très productives savent utiliser la technologie pour gérer l’information, ce qui permet au cerveau de se concentrer sur le travail prioritaire. M. Sistilli utilise déjà une tablette électronique pour sa liste de choses à faire, et dit qu’il est presque prêt à se défaire de son porte-documents pour n’utiliser que sa tablette. En prévision du déménagement de


Deloitte dans un nouveau siège social à l’environnement flexible (sans bureaux fermés ni places réservées), M. Whitmore se sert au maximum de la technologie pour travailler efficace- ment. Il a renoncé à son bureau et se déplace d’un poste de travail à l’autre, selon la nature de la tâche. « J’ai adopté un mode de travail numérique et sans papier. J’utilise une seule adresse de courrier électronique, un seul calendrier et je prends mes appels par ordinateur avec un casque d’écoute », précise-t-il.


Faites une pause La rêvasserie n’est pas nécessairement synonyme d'inefficacité. Elle est même bénéfique, car elle permet au cerveau de se reposer et est propice à la créativité. Une pause, si courte soit-elle, offre beaucoup d'avantages. Patricia Katz, stratège en matière de


productivité et d’équilibre professionnel établie à Saskatoon, donne des confé- rences sur la productivité et anime des séminaires de formation. Elle recom- mande de prendre régulièrement des moments de repos au cours de la journée, qu’il s’agisse de micropauses de 20 secondes, pour se lever, s’étirer et regarder par la fenêtre, ou de pauses plus longues, comme une heure de lunch passée loin de l’ordinateur. « On se sent soulagé quand on se sent autorisé à faire une pause. Les pauses se révèlent un emploi du temps valable, car elles permettent de recharger ses batteries et de se rafraîchir les idées. » S’il vous arrive d’être présent


physiquement mais non mentalement à une réunion, Wendy Woods recom- mande d’évaluer votre attention sur une échelle de 1 à 10, où 1 signifie que vous avez l’esprit ailleurs et 10, que vous êtes entièrement attentif. Si votre cote d’attention est inférieure


à 7, il vous suffit de respirer profondé- ment, à partir du ventre, pendant deux minutes pour stimuler votre système nerveux parasympathique. Cet exercice réduit le stress, et vous aide ainsi à retrouver votre concentration. Vous constaterez que vous accompli-


rez davantage et que vous pourrez mieux vous concentrer si vous évitez de surcharger votre planche de travail et de faire trop de choses à la fois. Même les jongleurs ne font pas


vraiment du multitâche : ils lancent des quilles en l’air et ne se concentrent que sur une quille à la fois pendant la phase essentielle, « attraper-relancer », c’est-à-dire au moment où s’effectue le véritable travail. — Jane Langille


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