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Royal Canin

Herramientas para mejorar

el aprovisionamiento de la tienda

Antes de elegir un programa informático que nos ayude en la gestión de la tienda debemos determinar nuestras necesidades y saber qué utilidades son las más adecuadas.

ANTONIO IGLESIAS

ESIC BUSINESS &

MARKETING SCHOOL

Imágenes Especies

El enorme desarrollo que ha experi-

mentado la informática en los últimos años nos lleva a casi no ser capaces de concebir un establecimiento comercial en el que no exista un sistema de termi- nal punto de venta.

Primeras decisiones

Para mejorar el aprovisionamiento de la tienda es necesario disponer de una he-

rramienta informática que nos permita:

l

l

Mejorar el control de todo el proceso de aprovisionamiento de la tienda.

Disponer de un sistema de ayuda para poder realizar pedidos a nuestros pro- veedores. Si todavía no disponen de una he-

rramienta así en su tienda, plantéen- se si sólo la quieren como un sistema para el control de ventas y vendedores o como un sistema de gestión integral. En este último caso analicen las áreas en las cuales creen que la informática les puede ayudar, definan qué esperan conseguir en cada área y comiencen la búsqueda de su herramienta ideal.

Elegir software

El objetivo principal de un sistema de

planificación de compras y aprovisiona- miento es llegar a determinar aquello que se necesita, en qué cantidad y en qué momento. A continuación veremos qué debemos

pedir a un proveedor que nos presente un software para gestionar nuestra tienda.

Objetivos

Los principales objetivos de una apli-

cación de compras son aprovisionar en cantidades idóneas, en plazos determina- dos y a un precio conveniente, y facilitar un exhaustivo control de proveedores.

Bases de datos

Las bases de datos o maestras necesa-

rias son las siguientes:

l

Fichero de proveedores, con todos los datos de los proveedores necesarios para controlar los procesos de aprovi- sionamiento.

l

Fichero de artículos, donde quedarán

reflejados todos los datos necesarios del artículo para una adecuada gestión de los procesos de aprovisionamiento y venta. Además de estos ficheros, el sistema

se nutre de:

l

Previsiones o históricos de venta por artículo.

l Pedidos en curso a proveedores. l Stocks disponibles.

Módulos

Al entrar en más detalle en la descrip-

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l l

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ción de la aplicación de compras, la des- glosamos en distintos módulos:

Gestión de ficheros maestros. Permite

el mantenimiento de la base de datos del

sistema:

l

Fichero de artículos.

Fichero de proveedores.

Transmisión-recepción de la informa-

ción. Permite la conexión entre el siste-

ma y otras aplicaciones informáticas:

l

Previsión de venta. l Gestión comercial.

Contabilidad.

Cálculo de necesidades. Establece el

calendario de aprovisionamiento deter- minando fechas y cantidades en función de las previsiones de venta por artícu- lo. Dicho módulo elabora propuestas de compra que serán validadas y modifi- cadas posteriormente en función de las incidencias reales.

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Lanzamiento de pedidos. Permite la

elaboración de pedidos definitivos, su edición, la actualización de la cartera de pedidos y consultar las disponibilidades de stock. Recepción y facturación. Realiza la ac-

tualización de existencias y de la cartera de pedidos en función de cantidades re- cibidas. Registra los precios de compra reales y actualiza las previsiones de te- sorería. Consultas y listados. Módulos de con-

sulta general del sistema a través de los cuales podrán obtenerse las siguientes

informaciones:

l

Existencias físicas disponibles.

l Situación de la cartera de pedidos.

l

Todos los procesos de gestión de stocks como son: sistemas de reposi- ción, dimensionamiento del stock y control de stocks.

Los lectores de códigos de barras mejoran la productividad de la tienda.

Son soportados por aplicaciones in-

formáticas, ofrecen todos los datos para su gestión de forma automática, erradi- cando de esta forma las posibilidades de error; por ejemplo, las entradas de mer- cancía se pueden dar mediante sistemas de identificación automática. Con ello se consigue un mantenimien-

to de todos los datos en tiempo real, ofreciendo una información más útil y valiosa.

Problemas con los

Para implantar un sistema de lectura de códigos de barra los principales problemas que nos podemos encontrar son los siguientes:

sistemas de lectura

1- Inexistencia de código de barras en los artículos. En el caso de ser un número muy elevado de la gama impedirá un adecuado funcionamiento del sistema.

2- Un mismo producto puede ser comprado a dos proveedores, lo cual implicaría dos códigos de barra distintos; esto se podría solventar si en el fichero maestro de artículos nos aparece la opción de tener un código interno igualado a dos productos distintos.

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El control del inventario

Otro de los grandes aspectos que de-

bemos tener en cuenta es el control del inventario; para ello se trabaja con lecto- res de códigos de barras, que dan fiabi- lidad a los procesos de venta y mejoran la productividad por la disminución de trabajos administrativos y en operacio- nes de venta. Podemos distinguir varios tipos de ter-

minales lectoras:

l

Fijas. Están enganchadas al ordenador y transmiten de manera automática la información de lectura a un campo del programa.

l

Inalámbricas. Nos permiten tener un campo de acción de “x” metros, reali- zando la misma función que las ante- riores. También podemos utilizar “ordenado-

res de mano” con un software que enlace con el sistema de gestión de la tienda. Es- tos ordenadores nos permitirán hacer in- ventarios permanentes, realizar pedidos y recibir mercancías en cualquier punto de la tienda para después volcar los datos automáticamente en el sistema. Cualquier tienda que quiera hoy en

día mejorar su gestión y, en especial, sus procesos de aprovisionamiento, debe incorporar a su negocio hardware y software específicos a los objetivos que quieran conseguir. Page 1  |  Page 2  |  Page 3  |  Page 4  |  Page 5  |  Page 6  |  Page 7  |  Page 8  |  Page 9  |  Page 10  |  Page 11  |  Page 12  |  Page 13  |  Page 14  |  Page 15  |  Page 16  |  Page 17  |  Page 18  |  Page 19  |  Page 20  |  Page 21  |  Page 22  |  Page 23  |  Page 24  |  Page 25  |  Page 26  |  Page 27  |  Page 28  |  Page 29  |  Page 30  |  Page 31  |  Page 32  |  Page 33  |  Page 34  |  Page 35  |  Page 36  |  Page 37  |  Page 38  |  Page 39  |  Page 40  |  Page 41  |  Page 42  |  Page 43  |  Page 44