INEEN - DIGITALISERING
ict-verantwoordelijke, jurist, projectmanager inkoop, adviseur, inkoper en gebruiker. We heb- ben verder in een vroeg stadium huisartsenorga- nisaties met verschillende informatiesystemen naar hun ervaringen gevraagd. Ook hebben we de principes, zeg maar de organisatiewensen, voor ons nieuwe systeem beschreven. Die vorm- den een belangrijke basis voor ons Programma van Eisen.”
Frustratie In de selectiefase draait het om het kiezen van een voorkeursleverancier uit een shortlist van leveranciers. Dit gebeurt met een Request for proposal, waarvan het Programma van Eisen een belangrijk onderdeel is. “Een belangrijk selectie- criterium voor ons was dat we zelf de hosting en ict-infrastructuur willen organiseren”, schetst Van Nieuwenhoven. “We beschikken over een ict-afdeling die dat kan. Veel leveranciers boden deze optie niet en vielen daarmee af.”
Tegelijkertijd met het handboek verscheen een model algemene inkoopvoorwaarden ict die InEen en LHV hebben vastgesteld. Dit document moet leiden tot evenwichtige samenwerking tussen eerstelijnsorganisatie en leverancier op basis van duidelijke afspraken. Toen Cohesie in de contracteringsfase kwam, was dit model er nog niet. Van Nieuwenhoven: “Maar dankzij onze jurist is er een nadere overeenkomst in het con- tract gekomen met ongeveer dezelfde strekking. Leveranciers zijn gewend om hun eigen voor- waarden te hanteren. En dan komt er ineens een klant die zelf allerlei noten op de zang heeft. Dat betekende veel gesprekken en soms ook frustratie. Maar het eindresultaat is een even- wichtig contract, waarin beide partijen rechten en plichten hebben.”
Nieuw fundament De implementatie van het nieuwe systeem gebeurde bij Cohesie zoals het handboek beschrijft: op basis van een zorgvuldig plan. Van Nieuwenhoven blikt desondanks terug op een spannend proces. “Met de implementatie van dit systeem leg je een nieuw fundament onder de huisartsenpraktijken. En dat terwijl de winkel gewoon openblijft. Uiteindelijk zijn we met alle praktijken en de HAP tegelijkertijd geswitcht.
‘Er ligt een mooi, gestructureerd document voor dit belangrijke inkooptraject’
Dankzij een intensieve voorbereiding in verschil- lende werkgroepen en een gedegen opleiding van de 800 eindgebruikers, is dit goed verlopen. In de gebruik & beheerfase ligt het accent nu op het borgen en optimaliseren van het systeem. We zoeken bovendien steeds nadrukkelijker synergie met andere zorgpartijen in de regio. Ons nieuwe huisartsinformatiesysteem helpt hierbij. Het kan goed worden gekoppeld aan de informatie- systemen die andere zorgaanbieders gebruiken.”
Keurmerk InEen en LHV ontwikkelen naast het handboek en de inkoopvoorwaarden nog enkele andere instrumenten om huisartsen(-organisaties) te ondersteunen op ict-gebied. Er volgt een hand- reiking voor kleinschaligere inkooptrajecten. Voor de aanschaf van bijvoorbeeld een e-health tool is het handboek namelijk wat te uitgebreid. Ook komt er een keurmerk voor HIS’en.
Exclusief voor InEen-leden: down- load het handboek inkoop zorginfor- matiesystemen en het model inkoop- voorwaarden op het ledenplatform LINK:
TIPS
Verspreid in het handboek staan veel tips voor het inkoopproces. We lichten er vijf uit: • Schrijf het Programma van Eisen in algemene termen op, ook al bent u erg enthousiast over één systeem. Dan behoudt u uw onderhandelingspositie tegenover de leverancier.
• Leg duidelijk vast hoe het zit met leveranciersaansprakelijkheid als het gaat om bescherming en beveiliging van uw data.
• Maak afspraken over beheer en onderhoud van ‘koppelingen’ naar andere systemen. Daarmee voorkomt u ergernis.
• Laat de leverancier als onderdeel van de overeenkomst het implementatieplan opstellen, zodat u weet wat wanneer wordt verwacht en kunt inschatten of u dat kunt waarmaken. Dit helpt meerwerk te voorkomen.
• Trek voor een evaluatie van een systeem op met andere regio’s die het systeem ook gebruiken.
JUNI 2022 - 13
Page 1 |
Page 2 |
Page 3 |
Page 4 |
Page 5 |
Page 6 |
Page 7 |
Page 8 |
Page 9 |
Page 10 |
Page 11 |
Page 12 |
Page 13 |
Page 14 |
Page 15 |
Page 16 |
Page 17 |
Page 18 |
Page 19 |
Page 20 |
Page 21 |
Page 22 |
Page 23 |
Page 24 |
Page 25 |
Page 26 |
Page 27 |
Page 28 |
Page 29 |
Page 30 |
Page 31 |
Page 32
