d r ai n T R A D E R


N e et M ai nt e n a n c e’ s n e w w a y of m a n a gi n g w o r k


N


e et M ai nt e n a n c e is a c o m p a n y o ff eri n g a wi d e r a n g e of tr a d es f or


b uil di n g pr oj e cts, i n cl u di n g pl ast eri n g, tili n g, c ar p e ntr y, pl u m bi n g, el e ctri c al w or k, l a n ds c a pi n g a n d bri c k w or k. T h e y w or k wit h c o m p a ni es li k e A b b y H o m es, Li n d e n H o m es, a n d P ersi m m o ns, pri m aril y w or ki n g o n n e w b uil d pr oj e cts pri or t o p e o pl e m o vi n g i n.


As t h e c o m p a n y w as e x p a n di n g, t h e y n e e d e d t o fi n d a b ett er w a y t o m a n a g e t h eir w or kf or c e a n d d e ci d e d t o i m pl e m e nt O k a p p y i n J a n u ar y 2 0 2 0. W e s p o k e t o W e n d y, t h e C ust o m er C ar e A d mi nistr at or f or N e et M ai nt e n a n c e, t o fi n d o ut h o w it’s w or ki n g f or t h e m.


W h at m a d e y o u d e ci d e o n O k a p p y ?


I j oi n e d t h e c o m p a n y at t h e b e gi n ni n g of J a n u ar y 2 0 2 0 a n d t h e c o m p a n y w as o p er ati n g o n a c o m pl et el y p a p er- b as e d s yst e m. T h e y w er e e x p a n di n g s o w e n e e d e d t o fi n d a s yst e m t h at w as c o m p ati bl e wit h t h e o ffi c e a n d all t h e g u ys o ut i n t h e fi el d. T h e O ffi c e M a n a g er h a d l o o k e d at o n e or t w o di git al m a n a g e m e nt s yst e ms, b ut t h e y s e e m e d q uit e c o m pli c at e d.


W e d o all t h e n e w b uil ds a n d d o all t h e s n a g gi n g aft er c ust o m ers h a v e m o v e d i n. It d e p e n ds o n a d a y-t o- d a y b asis h o w m a n y j o bs t h e y gi v e us. W e n e e d e d a s yst e m t h at c o ul d h el p us h a n dl e a s u d d e n i n fl u x of j o bs. W e f o u n d O k a p p y t hr o u g h G o o gl e a n d t h e s yst e m w as a l ot e asi er t o us e. Aft er t h e fr e e tri al, w e d e ci d e d w e j ust n e e d e d t o i m pl e m e nt it!


H o w bi g i s t h e c o m p a n y ?


T h er e ar e 3 of us i n t h e o ffi c e, t h e M D w h o is o ut a n d a b o ut all t h e ti m e, a n d t h e n w e h a v e a p pr o xi m at el y 3 0 o p er ati v es o n sit e. W e m ai nl y us e O k a p p y t o m a n a g e t h e m ai nt e n a n c e g u ys w h o I d e al wit h. W e’r e t a ki n g o n e v e n m or e p e o pl e i n t h e n e xt f e w w e e ks, w hi c h will als o i m p a ct h o w m a n y p e o pl e w e h a v e o n t h e s yst e m.


W h at a r e t h e m ai n dif f e r e n c e s y o u’ v e n oti c e d b ef o r e a n d aft e r u si n g O k a p p y ?


D u e t o t h e a m o u nt of e xtr a st a ff w e w er e t a ki n g o n, t h e p a p er w as b e c o mi n g t o o h ar d t o h a n dl e! W e w er e s e n di n g j o b i nf or m ati o n b a c k a n d f ort h vi a p h ot os o n W h ats a p p. T h e n w h e n t h e y w er e fi nis hi n g, t h e y w er e d oi n g t h e s a m e b a c k. Wit h r e g ar ds t o t h e a ct u al w or ks h e ets t h e ms el v es, w e w er e h a vi n g t o c h as e t h e g u ys t o g et t h e m t o bri n g t h e m b a c k i nt o t h e o ffi c e. W e d o n’t h a v e t o d o a n y of t h at n o w, b e c a us e t h e y j ust u pl o a d e v er yt hi n g t o t h e s yst e m str ai g ht a w a y!


H o w m u c h ti m e h a s it s a v e d ?


It’s g ot t o b e a g o o d 2 or 3 h o urs a d a y o v er all. W e’r e j ust st arti n g t o us e it o n t h e i n v oi c e si d e as w ell, a n d f or es e e it s a vi n g us a l ot m or e ti m e i n t h e


3 2 d r ai n T R A D E R | M ay 2 0 2 0 | w w w. dr ai ntr a d erlt d. c o m


f ut ur e o n c e w e’r e m or e us e d t o it. W e’r e als o s a vi n g m o n e y o n pri nti n g a n d p a p er c osts!


D o y o u s e e O k a p p y a s a n i nt e g r al p a r t of y o u r b u si n e s s g r o wt h ?


D e fi nit el y, u nl ess s o m et hi n g dr asti c all y c h a n g es, w e w o n’t b e usi n g a n yt hi n g ot h er t h a n O k a p p y. W e’r e v er y h a p p y wit h t h e s yst e m, as it’s s o us er fri e n dl y. I d o n’t c o nsi d er m ys elf t o b e s o m e o n e w h o’s v er y g o o d wit h c o m p ut ers, b ut if I c a n us e it - it’s g ot t o b e g o o d!


W e c o v er N ort h a m pt o ns hir e, B e df or ds hir e, a n d ar e g oi n g d o w n t o Ess e x a n d H ertf or ds hir e. As w e’r e i n cr e asi n g t h e w or kl o a d, t h e ar e a is i n cr e asi n g! I c a n s e e t h e ar e a w e c o v er gr o wi n g n o w w e h a v e a m or e e ffi ci e nt s yst e m t o o.


W h at’ s y o u r f a v o u rit e f e at u r e ?


J ust t h e f a ct t h at I c a n z a p all t h e j o b i nf or m ati o n t o o ur w or kf or c e str ai g ht a w a y! It g o es o nt o t h eir a p p, a n d o n c e t h e y’ v e c o m pl et e d it, I g et e v er yt hi n g b a c k a g ai n, w hi c h e n a bl es us t o s e n d t h e p h ot o gr a p hs a n d t h e w or ks h e ets b a c k t o o ur cli e nts wit hi n 2 4 h o urs. B ef or e usi n g O k a p p y, it c o ul d t a k e u p t o 3 or 4 w e e ks t o s e n d all t h e i nf or m ati o n b a c k, d e p e n di n g o n w h e n t h e g u ys c o ul d g et b a c k i nt o t h e o ffi c e!


W h at’ s y o u r m e s s a g e t o a n y o n e t hi n ki n g of u si n g O k a p p y ?


J ust g o f or it! It’s li k e a n yt hi n g - it’s tri al a n d err or, b ut b e c a us e it’s s o us er fri e n dl y, it d o es n’t t a k e y o u l o n g t o g et t h e h a n g of it. It m a k es y o ur lif e e as y, es p e ci all y w h e n y o u’ v e g ot a m o bil e w or kf or c e, b e c a us e t h e e as e of g etti n g t h e i nf or m ati o n b a c k a n d f ort h is r e all y q ui c k!


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