DOSSIER
Dynamique collaborative
De la gestion de contenu aux réseaux sociaux
Il est des tendances que l’on ne peut occulter pour conserver sa compé- titivité. En partant des deux postulats fondamentaux des systèmes d’information, il faut considérer l’arrivée des réseaux sociaux d’entre- prise comme une évolution naturelle d’une dynamique collaborative.
Les systèmes d’information s’appuient sur deux postulats fondamentaux. Tout d’abord, rappe- lons que tout système d’information répond à une règle d’or fondamentale: «fournir la bonne information à la bonne personne, au bon moment ». Pour conserver son efficacité, cet outil stratégique pour l’entreprise doit s’adapter en permanence à l’évolution rapide de son envi- ronnement. Second point à considérer, le système d’infor- mation est un outil au service de la stratégie de l’entreprise. L’évolution extrêmement rapide de ces stratégies associée à l’évolution des compor- tements des utilisateurs bouscule le schéma hiérarchique traditionnel et oblige le manager à revoir entièrement son rôle où l’agilité tient une importance grandissante.
De la gestion de contenu…
Les années 2000 ont vu l’émergence de la gestion de l’information non structurée (fichiers, mails, forums, blogs …) dans l’entreprise. Pour répondre à ce besoin, les Directions des Systèmes d’Information (DSI) ont mis en place des outils de gestion de contenu pour capita- liser, structurer et partager cette information. Celle-ci est ainsi centralisée et organisée pour être rapidement retrouvée (au bon moment) grâce notamment aux moteurs de recherches, plan de classement, thesaurus, etc... La mise en place d’un tel outil implique néan- moins un changement culturel important de la part des collaborateurs, en faveur du partage de l’information (fournir la bonne information). En parallèle les systèmes d’information affinent les droits d’accès au contenu pour en faciliter le partage (à la bonne personne). Cette première étape franchie, les limites des outils de gestion de contenu sont vite apparues, car une informa- tion n’est pertinente que si elle est régulièrement actualisée et
enrichie.Aussi, les outils de gestion de contenu ont évolué pour intégrer une dimen- sion collaborative avec l’arrivée du web 2.0.
…à la gestion de contenu collaborative
La pro-activité des entreprises est un élément différentiateur sur les marchés très concurren- tiels. Stocker intelligemment ce type d’informa- tion ne suffit plus. La valeur ajoutée est déjà dans l’interaction apportée par chaque collaborateur. En réponse à ce besoin, les logiciels de gestion de contenus s’enrichissentd’outils telsquelesespaces collaboratifs, commentaires,modificationenligne, gestion de version, wikis, abonnements théma- tiques, notification, etc. Chaque collaborateur voire chaque partenaire de l’entreprise est invité à enrichir cette infor- mation. Toutefois, des limites commencent à surgir face à ces dynamiques collaboratives. Tout d’abord, devant lamasse de contenu acces- sible et à traiter, la dynamique collaborative peut s’essouffler et la productivité associée ne plus être au rendez-vous. Mais surtout, comment donner envie aux personnes de collaborer?
L’intégration du réseau social d’entreprise (RSE) dans les outils de gestion de contenu collaborative
La mise en œuvre d’outils collaboratifs dans les applications de gestion de contenu ont permis la transitiond’une culture«jepartage l’information» à«je collabore autour de l’information».Dansune recherche constante de gain en productivité et de performance, avecunoutil certes collaboratifmais avant tout centré sur le contenu, comment une entreprise peut-elle aujourd’hui motiver son personnel à collaborer? Le RSE apporte une réponse à ce défi. La philosophiedu RSE est d’of- frir un système d’information centré sur le colla- borateur : c’est lui qui pilote l’information qui l’intéresse, il choisit où collaborer et avec qui échanger, ildécidequel contenuestpertinentpour lui, il suit l’activité des contenus et des personnes qui l’intéressent... Ainsi le RSE ne remplace pas les outils existants, il vient simplement donner un autre point de vue à leurs usages.
Qu’en est-il du management face à l’arrivée de ces outils ?
Lemodèlehiérarchiquetraditionnelavaitétéaltéré par la notion de partage de l’information (celui qui possède l’information a le pouvoir…). En restant centré sur le contenu, l’outil collaboratif respec- tait néanmoins ce schéma hiérarchique classique. Force est de constater que le contexte de travail a beaucoup évolué ces dernières années face à lamasse d’information à traiter, au raccourcisse- mentdutempsàconsacreràlagestiondes tâches, etc…Ce changement engendre une autonomie et une pro-activité des collaborateurs de plus enplus
importante.Aussi, le schéma hiérarchique évolue en faveur d’unmanagement plus agile et axé sur les collaborateurscomme le management par le flow. Faut-il encore que lamaturité de l’entreprise soit en phase avec toutes ces évolutions. L’inté- gration du réseau social d’entreprise aux outils de gestion de contenus collaboratifs favorise les échanges transversaux entre services. Elle faci- lite la gestion dumulti-générationnel, le partage de l’information et les échanges. Les managers doivent s’approprier ces outils pour faciliter l’agi- lité de l’entreprise et de leurmanagement.
Et après ?
«Nosclientsfonctionnentdeplusenplusenentre- priseé
tendue.Aussi,toutenconservantunesécu- ritéabsoluesurcetactifinformationnel,leRSEva sortirducadreinternedel’entreprisepouraller versl’extérieurafindefaciliterleséchangesavec lesclients/partenaires,etc…»affirmeChristophe MATHEVET,
PDGdeCOTRANET.Au-delàdesbéné- fices constatés pour faciliter la dynamique colla- borative interne dans une entreprise, l’externali- sation des échanges pourra en effet s’ouvrir aux intervenantsexterneset voirapparaîtreunemulti- tude d’«espaces collaboratifs RSE sécurisés»
Christophe Mathevet*
*PDGdeCotranet,l’undespremierséditeursà développerunesolutiondegestiondocumentaire collaborativequiintègredorénavantune
approcheRSE.Lasolutionestbaséesurdes logicielslibresetestdisponibleenmodeslicence
etSaaS.www.cotranet.com
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