This page contains a Flash digital edition of a book.
Het nut van een digitale handtekening ECM


Digitale handtekening


Case management Case management – beheersing van informatie


Een elektronische handtekening is een, ook in de wet gebruikte term, die betrek- king heeft op methoden om elektronisch iemand zijn identiteit vast te stellen. Een vorm van een elektronische handtekening is de digitale handtekening. Sinds korte tijd is ook juridisch een digitale handtekening gelijkgesteld aan het waar- merken van stukken met een handtekening. Dit biedt toepassingsmogelijkheden in het maatschappelijk en economisch verkeer. E-factureren is hier een voorbeeld van. Natuurlijk zijn voor de digitale handtekening een aantal stevige eisen gesteld aan de gebruikte techniek. Het nut van een digitale handtekening kan worden samengevat in 3 kernwoorden: Vaststellen authenticiteit, Garanderen van de bericht integriteit en Onweerlegbaarheid van de verzender. Deze geven aan dat de handtekening ook kan worden gebruikt voor interne workflowprocessen en een bijdrage kan leveren aan de controleerbaarheid van de geautoriseerde gege- vensverwerking (wie heeft wat gedaan).


Er bestond al een DigiD voor bedrijven, en ook woningcorporaties, waarmee op een elektronische wijze bedrijven ‘zaken’ konden doen met de over- heid, waaronder de Belastingdienst. Deze DigiD voor bedrijven is in 2011 vervangen door eHerken- ning. Ook voor woningcorporaties belangrijk de overstap te maken. Verschillen met DigiD:


- eHerkenning is niet gratis; - het zijn marktpartijen die de dienst aanbieden; - er zijn verschillende betrouwbaarheidsniveaus, overheidsdiensten bepalen zelf welk niveau is vereist voor het gebruik maken van hun diensten;


- Afspraken noodzakelijk over gewenst service niveau.


bijvoorbeeld het NivRA een overeenkomst met een aantal aanbieders gesloten om te komen tot een digitaal beroepscertificaat. Deze bewijst dat de aan de handtekening verbonden persoon ook echt een RA of AA is. Dat biedt de mogelijkheid accountantsverklaringen digitaal te gaan ondertekenen.


De elektronische handtekening biedt ook moge- lijkheden voor gebruik bij de interne bedrijfs- voering. Toepassingsgebieden zijn inloggen op ERP systemen, beveiliging van kritieke autorisatie- handelingen, integreren in een document managementsysteem. De uitdaging aan leveran- ciers hier hun producten op voor te bereiden. Voor woningcorporaties bestaat dan de noodzaak op grond van duidelijke afwegingen rond het gebruik van elektronische handtekeningen keuzes te maken in de IT architectuur om optimaal van deze mogelijkheden gebruik te maken.


Met eHerkenning stimuleert de overheid het ge- bruik van digitale handtekeningen. En dat vindt nu ook bredere toepassing. In oktober 2010 heeft


Ruud Kerssens RE RA CISA is Lid BDO Adviesgroep Woningcorporaties


Ruim tien jaar zijn corporaties nu aan het experimenteren met workflowmanage- ment als middel om processen te ondersteunen. Dat heeft een aantal successen gebracht. Maar als we eerlijk zijn, moeten we onderkennen dat workflowma- nagement in veel gevallen de beloften niet heeft waargemaakt.


De belangrijkste bezwaren:


- Workflows vereisen dat processen helemaal worden uitgemodelleerd. Dat is prima voor relatief eenvoudige processen, maar bij complexere processen leidt het al snel tot een onoverzichtelijke en onwerkbare situatie.


- Medewerkers ervaren workflows als een star keurslijf dat geen recht doet aan een complexe werkelijkheid.


- Workflows bieden doorgaans geen overzicht over processen. Medewerkers weten niet waar ze in het proces zitten en waarom ze de stap doen.


Overheidsorganisaties, zoals gemeentes en pro- vincies zijn al eerder tegen dezelfde problemen aangelopen. De afgelopen jaren is de aandacht in de overheidswereld verschoven van workflow- management naar zaakgericht werken of case management. Waar workflowmanagement zich richt op de beheersing van de werkstroom, richt case management zich op beheersing van de informatie. Case management biedt meer ruimte voor flexibiliteit en het legt sterker de nadruk op de verantwoordelijkheid en de deskundigheid van de medewerkers. Medewerkers volgen niet een vast stramien, maar zijn verantwoordelijk voor de afhandeling van een zaak. Een zaak is een verza- meling taken met een begin en eindpunt en heeft een beperkte duur. Het zaakdossier is de spil, alle informatie wordt hierin verzameld.


De kern van zaakgericht werken is dat het eenvou- dig blijft. Focus daarom op de grote lijn. Stuur niet op uitzonderingen: om de uitzonderingen af te handelen kunt u beter vertrouwen op de deskun- digheid van de medewerkers. Case management is meer dan alleen techniek. Bewustwording en inrichting zijn minimaal even belangrijk.


Wat kunnen corporaties leren van gemeenten en andere overheden bij het invoeren van zaak- gericht werken?


Een eerste les is dat iedereen het concept moet begrijpen en omarmen. Medewerkers moeten in- zien wat ze er zelf mee opschieten en ook waarom het belangrijk is voor de rest van de organisatie en de klanten. Daarnaast is het belangrijk om heel exact te definiëren wat ‘zaken’ zijn en welke ‘zaken’ binnen het case management vallen. De overheid heeft daarbij veel profijt gehad van architectuurmodellen; corporaties kunnen in dat opzicht hun voordeel opdoen met CORA.


Zaakgericht werken kan ook voor corporaties veel opleveren. Maar start er niet mee zonder een gedegen plan: zaakgericht werken raakt namelijk uw totale informatiehuishouding, processen en de cultuur van de organisatie. Met alleen maar een case-managementsysteem bent u er niet!


Hilde van Mensvoort is consultant bij QplusO.


ECM


66


CorporatieGids 2011


CorporatieGids 2011


67


Page 1  |  Page 2  |  Page 3  |  Page 4  |  Page 5  |  Page 6  |  Page 7  |  Page 8  |  Page 9  |  Page 10  |  Page 11  |  Page 12  |  Page 13  |  Page 14  |  Page 15  |  Page 16  |  Page 17  |  Page 18  |  Page 19  |  Page 20  |  Page 21  |  Page 22  |  Page 23  |  Page 24  |  Page 25  |  Page 26  |  Page 27  |  Page 28  |  Page 29  |  Page 30  |  Page 31  |  Page 32  |  Page 33  |  Page 34  |  Page 35  |  Page 36  |  Page 37  |  Page 38  |  Page 39  |  Page 40  |  Page 41  |  Page 42  |  Page 43  |  Page 44  |  Page 45  |  Page 46  |  Page 47  |  Page 48  |  Page 49  |  Page 50  |  Page 51  |  Page 52  |  Page 53  |  Page 54  |  Page 55  |  Page 56  |  Page 57  |  Page 58  |  Page 59  |  Page 60  |  Page 61  |  Page 62  |  Page 63  |  Page 64  |  Page 65  |  Page 66  |  Page 67  |  Page 68  |  Page 69  |  Page 70  |  Page 71  |  Page 72  |  Page 73  |  Page 74  |  Page 75  |  Page 76  |  Page 77  |  Page 78  |  Page 79  |  Page 80  |  Page 81  |  Page 82  |  Page 83  |  Page 84  |  Page 85  |  Page 86  |  Page 87  |  Page 88  |  Page 89  |  Page 90  |  Page 91